KI Werkzeug gewechselt, Problem behalten

Was ich gerade in Gesprächen mit meinen Kunden höre, klingt auf den ersten Blick nach einer vernünftigen Entscheidung. Copilot funktioniert bei uns nicht wie geplant, wir wechseln zu Claude. Die Begründungen variieren leicht, aber das Muster dahinter ist erstaunlich konstant. Irgendjemand hat nach drei Monaten Pilotphase festgestellt, dass die Nutzung niedrig und der ROI nicht messbar ist. Also muss das Tool das Problem sein.

Tatsächlich ist es das fast nie.

Das eigentliche Problem

Die meisten Teams nutzen derzeit ungefähr ein Prozent der KI-Funktionen, die ihnen mit ihrem Tool bereits zur Verfügung stehen. Irgendjemand, meist im Management, stellt das fest und veranlasst dann, das KI-Tool zu wechseln. Als Ergebnis nutzen jetzt wieder nur etwa ein Prozent das neue Tool, denn außer dem Tool wurde ja nichts geändert. In den Managementpräsentationen wird das oft als Fortschritt verkauft.

Das mag in den Meetings vielleicht wie Fortschritt klingen, ist aber tatsächlich nur teuer verkleideter Stillstand. Kein Produktivitätsgewinn messbar, nur ein neues (fancy) Logo. Die Mitarbeiterzufriedenheit bleibt unverändert, keine wirkliche Erleichterung oder Entlastung und auch kein Erfolgserlebnis.

Seit einigen Monaten beobachte ich bei Kunden eine zunehmende Tendenz, Microsoft Copilot zugunsten von Claude oder anderen KI-Assistenten aufzugeben. Die Begründungen klingen plausibel, Copilot sei nicht gut genug, Claude schreibe bessere Texte, die Antworten seien präziser und der Code deutlich robuster. Ich möchte das nicht in Frage stellen, das kann natürlich alles sein. Aber das ist nicht die Frage, die sich wirklich lohnt zu stellen.

Die richtige und bessere Frage lautet: Warum hat Copilot bei uns nicht wie gewünscht funktioniert?

Was wirklich passiert

Copilot ist kein schlechtes Produkt. Es ist ein Produkt, das konsequente Einführung, klare Anwendungsfälle und etwas Zeit braucht, um seinen Wert zu zeigen. Beides fehlt in den meisten Projekten. Und dabei ist es dann auch völlig egal von welchem Tool wir auf welches Tool wechseln.

Stattdessen folgt alles einem bekannten Muster. Ein Pilotprojekt mit zehn Lizenzen, keine strukturierte Einführung, kein Change Management, keine definierten Use Cases, Datenbasis chaotisch und Berechtigungsstrukturen nicht vorhanden. Nach drei Monaten zieht jemand Bilanz und stellt fest, dass die Nutzung niedrig ist und der ROI nicht messbar. Also ist das Tool schuld und muss gewechselt werden.

Was sich dabei nicht verändert ist die Unternehmenskultur, die Prozesse und das Wissen darüber, wofür KI im eigenen Kontext überhaupt sinnvoll eingesetzt werden kann. Das Problem war fast nie das Werkzeug.

Was gerade auf Sie zukommt

Microsoft Copilot Cowork steht in den nächsten Wochen vor der allgemeinen Verfügbarkeit. Es handelt sich dabei um eine tiefe Integration von KI-gestützter Zusammenarbeit direkt in die Microsoft 365 Oberfläche, also in Teams, Outlook, Word und SharePoint. Also dort, wo Ihre Mitarbeiter ohnehin jeden Tag arbeiten (falls Sie zu denen gehören, die auf Microsoft setzen).

Das ist kein kleineres Update, sondern verändert grundlegend, wie KI in bestehende Workflows eingebettet wird, ohne dass Nutzer eine neue Anwendung lernen oder eine weitere Plattform öffnen müssen.

Wenn Ihr Unternehmen genau jetzt von Copilot zu einem anderen externen KI-Anbieter wechselt, verpassen Sie genau das. Meine persönliche Einschätzung: Wer Anfang 2026 ohne sorgfältige Analyse wechselt, wird dieselbe Entscheidung in zwölf Monaten mit Sicherheit noch einmal treffen müssen.

Die versteckten Kosten eines Tool-Wechsels

Ein Tool-Wechsel klingt erstmal nach einer technischen Entscheidung. In der Praxis ist er aber deutlich mehr.

Ihre IT-Abteilung verwaltet ab sofort eine weitere Plattform, nach der in den meisten Fällen niemand in der Fachabteilung explizit gefragt hat. Es gibt Fragen zum Datenschutz, zur DSGVO-Konformität und zur Datenverarbeitung außerhalb des europäischen Rechtsraums. Es gibt neue Verträge, neue Zugänge, neue Administrationsprozesse.

In der Fachabteilung beginnt die Einführungskurve von vorn. Wieder erklären, wozu das Tool gut ist. Wieder Widerstände abbauen. Wieder auf Nutzung und messbaren ROI hoffen.

Und das alles für ein vorhandenes Werkzeug, das möglicherweise nicht schlechter war als sein “neuer” Nachfolger, sondern vielleicht nur schlechter eingeführt wurde.

Sind Claude oder andere Tools schlechter?

Nein. Und das ist auch ausdrücklich nicht der Punkt dieses Artikels, Tools zu bewerten.

Claude, ChatGPT und andere Tools sind hervorragende Werkzeuge. Für bestimmte Aufgaben, in bestimmten Kontexten und für bestimmte Nutzerprofile leisten sie Dinge, die Copilot heute noch nicht kann. Das gilt umgekehrt genauso. Alle heute verfügbaren Tools sind starke Produkte, in ihren ganz speziellen Bereichen.

Aber “starkes Produkt” und “die richtige Entscheidung für Ihr Unternehmen” sind zwei vollständig verschiedene Aussagen. Die erste ist eine technische Bewertung. Die zweite ist eine strategische Entscheidung, die Ihre Prozesse, Ihre Mitarbeiter, Ihre bestehende Infrastruktur und Ihren langfristigen Betrieb einschließt.

Was stattdessen hilft

Bevor Sie wechseln, lohnt sich eine ehrliche Bestandsaufnahme.

Wissen Ihre Mitarbeiter konkret, wofür sie Copilot nutzen sollen? Nicht abstrakt, sondern mit Beispielen: Diesen Bericht zusammenfassen, diese E-Mail entwerfen, dieses Meeting protokollieren, also klare Anwendungsszenarien. Ohne konkrete Anwendungsfälle bleibt jedes KI-Tool nur eine Spielerei.

Was war der tatsächliche Grund für die geringe Nutzung? Fehlende Nutzung ist ein Symptom, keine Diagnose. Zu wenig Onboarding, falsche Use Cases, technische Hürden oder schlicht fehlende Zeit für den Einstieg? Das macht einen Unterschied für die nächste Entscheidung.

Kennen Sie Copilot Cowork? Wenn nicht, empfehle ich, die Veröffentlichung abzuwarten und das Angebot zu bewerten, bevor eine Plattformentscheidung fällt.

Brauchen Sie ein weiteres Tool, kann das derzeitige Tool bestimmte Anwendungsfälle nicht zufriedenstellend abbilden oder benötigen Sie eine bessere Einführung des bestehenden Tools? Das ist wohl die ehrlichste Frage in diesem ganzen Prozess.

Manchmal ist die Antwort tatsächlich: Ja, ein anderes Tool ist die richtige oder sagen wir bessere Wahl. Aber diese Entscheidung sollte am Ende einer strukturierten Bewertung stehen, nicht am Anfang von Frustration.

Fazit

Der Wechsel von einem KI-Tool zum nächsten löst selten das zugrunde liegende Problem. Er verlagert es und erhöht dabei den Aufwand für alle Beteiligten.

Nutzen Sie zuerst aus, was Sie haben. Verstehen Sie, warum etwas nicht funktioniert hat. Und treffen Sie dann eine Entscheidung, die auf Fakten basiert statt auf dem Impuls, etwas zu verändern, weil der Status quo unbefriedigend ist.

Ein Werkzeug ist so gut wie der Kontext, in dem man es einsetzt. Dieser Kontext liegt in Ihrem Unternehmen, nicht im Tool selbst.

Wenn Sie gerade vor genau dieser Entscheidung stehen, spreche ich gerne mit Ihnen darüber. Kein Verkaufsgespräch, sondern eine ehrliche Einschätzung Ihrer Situation. Schreiben Sie mir einfach über LinkedIn oder direkt per E-Mail.